展示会後のフォローをAIで自動化｜名刺→お礼メール→商談化を一気通貫に

展示会フォローでよくある3つの問題

• 名刺のデータ化が追いつかない — 数百枚の名刺を手入力するのに数日かかり、その間にリードが冷めてしまう
• フォローメールが画一的 — 全員に同じお礼メールを送るため、興味度の高いリードにも響かない
• 優先順位がつけられない — 誰が本当に商談に進みそうなのか判断する基準がなく、結局フォローが中途半端に

AIによる展示会フォロー自動化フロー

1. 名刺スキャン・データ化 — 展示会場でスマホアプリから名刺を撮影。AIのOCR（文字認識）が会社名・氏名・役職・メールアドレスを自動抽出し、即座にデータベースに登録
2. お礼メールの自動送信 — スキャン完了と同時に、ブースでの会話内容や関心分野に応じたパーソナライズメールをAIが自動生成・送信。展示会当日〜翌日中にフォローが完了
3. 温度感スコアリング — メールの開封・クリック、Webサイトの閲覧行動をもとにAIがリードの興味度を自動スコアリング。「今すぐ商談」「育成中」「低関心」に自動分類
4. CRM登録・営業への引き渡し — スコアの高いリードは営業担当に自動通知。商談のスケジュール調整までAIがアシスト

• コストを抑えて始めたい — Eight Team + HubSpot無料CRM の組み合わせが最もリーズナブル
• 大規模展示会で大量の名刺を処理したい — Sansan + HubSpot のシーケンス機能
• まず無料で試したい — Eight（無料アプリ）+ BowNow（無料プラン）から始める

試算例: 展示会で200枚の名刺を獲得した場合

• 従来の手動フォロー — データ入力2日 + メール作成1日 = 3営業日。フォローが遅れ商談化率2%（4件）
• AI自動フォロー — データ化は即日完了、お礼メールは当日自動送信。商談化率6%（12件）
• 差分 — 商談8件増。1件の商談が平均50万円の案件なら、400万円分の商談機会を追加創出
• ツールコスト — Eight Team月額約15,000円 + HubSpot無料 = 年間18万円

1. 名刺管理ツールの導入

   Eight Team（またはSansan）を導入し、既存の名刺をまずデータ化。社員のスマホにアプリをインストールします。

2. CRM/MAツールの設定

   HubSpotの無料CRMにアカウントを作成し、名刺管理ツールとの連携を設定します。

3. フォローメールのシーケンス設計

   Day 1: お礼メール → Day 3: 資料送付 → Day 7: 商談提案 のステップを設定。AIアシスタントでメールテンプレートを生成します。

4. 展示会当日のオペレーション

   ブースで名刺を受け取ったら即座にアプリでスキャン。会話内容や関心事項をメモに記録し、帰社後のフォローに活用します。

5. 展示会後の効果測定

   メール開封率・クリック率・商談化率を計測し、次回の展示会に向けてフォロー内容を改善します。

• ポイント1 — 展示会の「出展費用」と「ツール導入費用」は別々の補助金で併用できる可能性がある
• ポイント2 — SansanやHubSpotはIT導入支援事業者として登録されている場合があり、補助金申請がスムーズ
• ポイント3 — 各都道府県の展示会助成は公募時期が限られるため、早めに確認が必要